Daily Stand Up Meetings

Εισαγωγή

Τα Daily Stand-Up Meetings (DSUM) --επιτρέψτε μου να χρησιμοποιώ τους αγγλικούς όρους- αποτελούν ίσως την πιο εύκολη, φαινομενικά, agile πρακτική. Αν και μπορεί να χαρακτηριστεί παράξενη ή ακόμα και εκκεντρική αποτελεί σημαντικό κομμάτι του συνολικότερου agile planning. Ποιος δε θα απορούσε, σε μία εταιρία που όλες οι συναντήσεις παραδοσιακά γίνονται γύρω από ένα τραπέζι, αν έβλεπε μία ομάδα ανθρώπων να στέκονται όρθιοι καθημερινά – όχι στο διάλειμμά τους - και να συζητάνε για την πρόοδο των εργασιών τους; Ακόμα και οι ίδιοι οι συμμετέχοντες σίγουρα τις πρώτες φορές θα νιώσουν εντελώς αμήχανα. Άλλωστε ποιος είναι ο λόγος να είμαστε όρθιοι; Τι κερδίζουμε; Μια χαρά δεν είναι οι συναντήσεις στο τραπέζι; Συνήθως μιλάνε ένα – δύο άτομα και οι υπόλοιποι περιμένουν να περάσει η ώρα χαζεύοντας το ρολόι στον τοίχο ή εξασκώντας το ταλέντο τους στην αφηρημένη ζωγραφική σε όποια επιφάνεια βρεθεί διαθέσιμη.

Χαρακτηριστικά - Κανόνες

Τα DSUMs, βρίσκονται στο κατώτερο επίπεδο agile planning, όπως φαίνεται και στο παρακάτω σχήμα και αποτελoύν τον ημερήσιο προγραμματισμό της ομάδας. Για να είναι επιτυχημένα και ουσιώδη αρκεί να έχουν συγκεκριμένα χαρακτηριστικά.

• Γίνονται πέντε φορές την εβδομάδα (κάθε εργάσιμη ημέρα) στον ίδιο χώρο και την ίδια ώρα. (Η ώρα επιβάλλεται να εξυπηρετεί όλους τους συμμετέχοντες)
• Όλοι όσοι εργάζονται στο project / product απαντούν τουλάχιστο στις παρακάτω τρείς(3) ερωτήσεις

• • Τι έκανα την ημέρα που τελείωσε;
  • Τι θα κάνω την ημέρα που έρχεται;
  • Τι εμπόδια έχω στο δρόμου μου
• Η διάρκειά τους δεν ξεπερνάει τα δεκαπέντε (15’) λεπτά. ( Τεχνικές λεπτομέρειες και αναλύσεις γίνονται μετά τη συνάντηση με τα μέλη που απαιτούνται )
• Ο χώρος στον οποίο γίνονται συνίσταται να είναι ο χώρος εργασίας και πιο συγκεκριμένα γύρω από τον πίνακα εργασιών της ομάδας (Team Board)
•  Και φυσικά, όλοι οι συμμετέχοντες στέκονται όρθιοι, σχηματίζοντας ένα ημικύκλιο ώστε να μπορούν να κοιτάζονται χωρίς εμπόδια.

Το τελευταίο χαρακτηριστικό, είναι αυτό που προσδίδει και τη μεγαλύτερη αξία στην πρακτική. Μία συνάντηση που απαιτεί να είναι όρθιοι οι συμμετέχοντες, συνήθως, διαρκεί πολύ λιγότερο από ότι ή ίδια συνάντηση σε ένα τραπέζι και «αναγκάζει» τον καθένα να συμμετέχει ενεργά.

Από την Ομάδα – Για την Ομάδα

          

Ένα κλασσικό «λάθος» που γίνεται σε τέτοιες συναντήσεις (DSUMs) είναι να θεωρηθούν ότι αποτελούν ένα εναλλακτικό είδος αναφοράς προόδου στον Project / Product Manager ή στον Team Leader.

Αυτό που χρειάζεται να γίνει σαφές σε όλα τα μέλη της ομάδας, είναι ότι τα DSUMs γίνονται για να συγχρονίζονται μεταξύ τους σε σχέση με το πλάνο της επανάληψης (iteration plan) και με τις εργασίες που έχουν αναλάβει να ολοκληρώσουν μέχρι το τέλος της. Οι απαντήσεις και οι πιθανές ερωτήσεις πρέπει να έχουν ως αποδέκτες όλα τα μέλη της ομάδας και όχι τον εκάστοτε υπεύθυνο. Άλλωστε, οι συναντήσεις γίνονται αποκλειστικά με σκοπό το όφελος των ανθρώπων που εργάζονται στην ομάδα. Μια καλή πρακτική για τον έλεγχο της ροής της συνάντησης είναι να υπάρχει ένα αντικείμενο, το οποίο ο κάτοχός του θα έχει και το λόγο. Μόλις το αντικείμενο δοθεί σε άλλον τότε αλλάζει και ο ομιλητής.

Ποιοι συμμετέχουν

                Η πρακτική εφόσον επιθυμούμε να εφαρμοστεί σωστά, απαιτεί τη συμμετοχή όλων των μελών της ομάδας στα DSUMs (developers, testers, designers, πελάτες ή business analysts, agile coaches κτλ. ). Υπάρχουν δύο διαφορετικές απόψεις για το ποιοι έχουν «δικαίωμα» να μιλάνε σε αυτές τις συναντήσεις.

Η πρώτη στηρίζεται στην ιστορία της κότας και του γουρουνιού και επιτρέπει να μιλάνε μόνο αυτοί που συνεισφέρουν στο project. Δεν έχουν δικαίωμα, δηλαδή, να μιλήσουν οι πελάτες ή οι business analysts.

Η δεύτερη προσέγγιση κατακρίνει τη διάκριση των συμμετεχόντων σε κοτούλες και γουρουνάκια, εκτιμώντας ότι αφενός αυτό αποτελεί ένδειξη μη σεβασμού και αφετέρου χάνεται το ενδιαφέρον από τους ανθρώπους χωρίς «δικαίωμα» παρέμβασης.

Τα οφέλη της πρακτικής

Θεωρώντας ότι τα DSUM αντικαθιστούν οποιαδήποτε άλλη μορφή συναντήσεων που έχουν σκοπό αναφορές προόδου παρουσιάζω ενδεικτικά μερικά από τα οφέλη της πρακτικής:

• Λιγότερος «χαμένος» χρόνος σε παρακολούθηση προόδου εργασιών
• Εργασίες που καθυστερούν εντοπίζονται από όλη την ομάδα άμεσα και καθημερινά
• Τα περισσότερα προβλήματα αναφέρονται καθημερινά και επιλύονται άμεσα.
• Τα μέλη της ομάδας σταδιακά γίνονται ολοένα και πιο ενεργά
• Το status του project καθημερινά κοινοποιείται σε όλα τα μέλη της ομάδας.
• Το κάθε μέλος έχει το δικαίωμα να προγραμματίζει την εργασία του (όχι ο PM) και με αυτόν τον τρόπο θυμούνται πιο εύκολα τι έχουν να κάνουν.